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社員のマイナンバーをしっかり管理【注意点を徹底解説】

迅速かつ手軽に情報共有

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使い方はメールより簡単

企業等の部・課といったセクションにおいて業務連絡を行う時、よく使われるのが一斉送信メールです。同一内容のメッセージを同時に複数人に送れるので便利です。ただ、一斉送信メールを使うには、その都度メールソフトを立ち上げなくてはならない、送信先のアドレスを登録しておかなくてはならないなど、面倒な部分もあります。そのため、最近はさらに手軽に使えるコミュニケーションツールが人気を集めています。それがチャットシステムです。チャットとはもともと「おしゃべり」を表す語ですが、インターネット上ではメッセージをやり取りできる機能またはその「場」のことをいいます。専用のツールを使って「場」を構築することで、業務に必要な情報を交換したり、意見集約を行ったりすることができます。チャットシステムの使い方は非常に簡単です。まず部や課、特定の役職者グループなど、目的に応じたチャットを作成したら、参加権を持つメンバーを指定します。その後は各メンバーが自由にメッセージを残したり、ファイルをアップロードしたりできるようになります。誰かが業務連絡事項を書き残しておけば、他のメンバーがログインして閲覧することで次々と伝わるようになります。チャットがメールと比べて大きく異なる点は、メンバー同士でリアルタイムのコミュニケーションが行えることです。そのため、たとえば課のメンバー全員が時間を決めて同時にログインすれば、バーチャルな形で課内会議を開催することができます。インターネットに接続可能な環境があれば自宅や外出先からも参加できるので、連絡業務の効率化に役立ちます。