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社員のマイナンバーをしっかり管理【注意点を徹底解説】

消し込み事務を効率化する

入金消し込みシステムは、企業等における売掛金の消し込み業務を自動化できるシステムです。振込者の名称表記の揺れや金額の不突合等にも対応し、高い精度でマッチングを行います。他のシステムとの連動も可能です。

迅速かつ手軽に情報共有

チャットはインターネット上でメッセージやデータファイルのやり取りができるツールで、メールよりも手軽に使えるという利点があります。複数のメンバー同士で同時に利用できるので、セクション内の業務連絡や意見交換などを迅速に行うことができます。

企業が行うべき対策

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システムを導入する利点

マイナンバー制度は2016年1月からスタートした制度で、国民のすべてに番号を割り振り、それによって個人の税金の管理をしやすくするというものです。個人の税金の収入によって発生するため、従業員に対して給与を支払う企業にはすべてマイナンバーの番号収集、管理などを行うことが求められています。一方でマイナンバーは個人情報の中でも重要なもので外部にその番号が漏れるといったことは防がなければなりません。このため企業としてはマイナンバーの収集・管理を行う上で、セキュリティ面を強化していかなければならないのです。大規模な会社であればシステムを組み自社で管理をするということも可能ですが、資金力に乏しい中小企業にとってはマイナンバーの管理は大きな負担といえます。このため外部のシステムを利用するといったことが行われるようになっています。外部のシステムを利用するメリットとしてはセキュリティと費用面でのコスト削減です。セキュリティを高めるためには相応の費用が必要ですが、それが小規模になるほど負担が大きくなります。そこで複数の小規模なマイナンバー管理の需要をひとつにまとめることでコスト削減が行えます。またそれによって情報の監視といったこともマイナンバー1件あたりでみれば非常に低コストになりますし、24時間の監視が可能になるので、セキュリティ面でも自社で行うよりも高めることができるといったメリットがありますし、定期的なバックアップも行われるので災害等によるデータロストのリスクを最小限にすることができます。

税率変更の影響

平成31年10月1日の消費税率変更と同時に、食品類への軽減税率適用が開始されます。対象商品を扱う企業は税率の異なる取引を区別して管理しなければならないので、会計システム等の変更が求められているのです。